Microsoft erfindet Office neu: Vom Werkzeug zum digitalen Assistenten!

Eine bloße Sammlung von Büro-Anwendungen? Nein, Microsoft Office soll in Zukunft ein komplett ausgestatteter digitaler Arbeitsplatz sein. Ein Cloud-basierter Service, der alle Funktionen zur Bearbeitung von Dokumenten, Kommunikation und interaktiver Zusammenarbeit darstellt.

Office ist nach wie vor die vielleicht wichtigste Komponente eines digitalen Arbeitsplatzes – Microsoft gibt sich auch reichlich Mühe, dass dies in Zukunft auch so bleibt. Hierzu hat der Hersteller das ursprüngliche Kernprodukt aus Word, Excel, PowerPoint und Outlook durch gezielte Zukäufe erweitert. Zu erwähnen sind in diesem Zusammenhang vor allem der Kauf von Yammer und Skype sowie von LinkedIn, ein mit Facebook vergleichbares soziales Netzwerk für Unternehmen.
Durch die Integration dieser Produkte in Office stellt Microsoft die Weichen für einen digitalen Arbeitsplatz. Dessen Konzeption ist viel weiter gefasst als das MS-Office, das wir bisher kannten.

Ein moderner Arbeitsplatz muss heute die Kernanforderungen erfüllen: Unabhängigkeit vom Standort (weltweiter Zugriff, egal wo sich der User befindet), Unabhängigkeit vom Endgerät (Zugriff von jedem Endgerät aus) und – essentiell wichtig: ein hohes Maß an Datensicherheit, Datenschutz und Vertraulichkeit.

Gleichzeitig soll der neue digitale Arbeitsplatz aber auch alle wesentlichen Bereiche der digitalen Arbeit abdecken: die Arbeit mit Dokumenten, Kommunikation mit Kollegen, Kunden, Geschäftspartnern und – um das Potential der Cloud voll auszuschöpfen – Collaboration, also die elektronische Zusammenarbeit über ein beliebiges Endgerät. Microsoft hat auf seiner Hausmesse Ignite vom 23.-28.September 2018 eine ganze Reihe von Neuerungen rund um den digitalen Arbeitsplatz präsentiert und deutlich gemacht, wie das zukünftige Office aussehen wird.

Collaboration-Lösungen: Arbeit mit Dokumenten für digitale Teams
Die neue Suchfunktion in Office! Sie arbeitet über die Grenzen der eigenen Dokumente hinweg und bezieht auch das Web mit ein. Ebenso die neue Suchfunktion Microsoft Search. Kontaktdaten, Dateien und andere wichtige Informationen innerhalb und außerhalb von Microsoft Office 365 sollen so leichter gefunden werden – ohne das jeweilige Programm verlassen zu müssen. Microsoft Search wird sukzessive in Office.com, Bing.com, der mobilen SharePoint-App eingeführt und soll bald auch im Edge-Browser, Windows und Office Einzug verfügbar sein.

Neue Suchfunktionen sind auch notwendig, denn die Grenzen zwischen dem lokalen Speicherort einer Datei und der Cloud verwischen immer weiter. Nutzer von Office 365 können bereits jetzt wählen, ob sie eine Datei lieber auf ihrem Rechner oder in einem ihrer Online-Speicherorte ablegen wollen. Microsofts Cloud-Speicher OneDrive zeigt alle Dateien im Finder an, lädt sie aber nur dann herunter, wenn sie wirklich vom Nutzer gebraucht wird. Das spart Speicherplatz auf dem Gerät und Datenvolumen bei einer mobilen Internet-Verbindung.

Office bekommt Künstliche Intelligenz
Die wichtigste Neuerung in MS-Office ist zweifellos die Einführung Künstlicher Intelligenz in die Arbeit mit Dokumenten. Sie spielt zunächst bei der neuen Suchfunktion eine tragende Rolle. Mit der Zeit soll sie den Benutzer jedoch so gut kennen, um über die Auswertung der Inhalte in dessen Dokumenten Zusammenhänge erkennen zu können.

Der neue KI-Assistent namens „Ideas“ soll Nutzern intelligente Vorschläge bei der Bearbeitung von Excel- und PowerPoint-Dokumenten machen. So soll er beispielsweise die Nutzer auf ungewöhnliche Eingabewerte hinweisen, Trends und Zusammenhänge in den Dokumenten erkennen und auf dieser Basis bestimmte Diagramme vorschlagen. Eine neue KI-gestützte Erkennung von Bildmuster kann handgeschriebene oder ausgedruckte Tabellen automatisch in ein Excel-Datenblatt wandeln. In der Präsentationssoftware PowerPoint empfiehlt “Ideas” dem User Folien-Designs, Layouts und zB. Bilder, welche er in seiner Arbeit verwenden kann.

Kommunikation und Interaktion
Das MS-Office Adressbuch soll jetzt durch die Integration von LinkedIn-Kontakten erweitert werden. Somit können Mails direkt aus Outlook an LinkedIn-Kontakte gesendet werden. Den Anwenderinnen und Anwendern verspricht Microsoft eine einfachere Pflege von Geschäftsbeziehungen, weil dadurch eigene Kontakte und die LinkedIn-Bekanntschaften enger zusammenrücken. So soll es z.B. bei Besprechungs-Einladungen leichter werden, Informationen über einzelne Teilnehmer zu erhalten, welche man bis dahin gar nicht oder nur wenig kannte.

Die eindeutig wichtigste Plattform für digitale Zusammenarbeit soll allerdings Microsoft Teams werden. So vereint MS-Teams Kommunikation in der Gruppe, Dokumentenablage und die Kommunikationsfähigkeiten von Skype for Business in einer einzelnen Anwendung. Ihre Stärke liegt darin, die dort gespeicherten Dokumente lokal bearbeiten zu können. Die Dokumente müssen nicht erst heruntergeladen und in Word oder Excel auf dem PC geöffnet werden. Microsoft Teams wird lt. Angabe von Microsoft bereits von weltweit mehr als 300.000 Unternehmen genutzt.

Auch in MS-Teams sollen Ki-Funktionen die Zusammenarbeit in Teams noch intelligenter machen. Besprechungen in Teams lassen sich auf Wunsch aufzeichnen, künftig sollen sie auch automatisch protokolliert werden – man darf gespannt sein, wie dies genau aussehen wird. Es ist außerdem ist geplant, dass Anwender über Skype for Business die Funktion „Background Blur“ aktiveren können, wodurch bei Video-Telefonaten und -Konferenzen die Umgebung eines Teilnehmers unscharf gemacht werden soll. Bei etwas chaotisch aussehenden Home-Office Umgebungen ist diese Funktion sicher ein Segen!

Digitale Arbeitsplätze aus der Cloud
Richtlinien für den Umgang mit sensiblen Daten lassen sich im Security & Compliance Center anpassen und automatisch anwenden.
Ab dem kommenden Jahr, möchte Microsoft über seine Azure-Cloud-Plattform komplett ausgestattete virtuelle PCs anbieten. Bei dem auf der Ignite vorgestellten Windows Virtual Desktop handelt es sich laut Microsoft um den ersten Cloud-basierten Dienst, der virtuelle Windows-10-Arbeitsplätze skalierbar für eine Vielzahl von Anwendern realisieren kann. Innerhalb von Minuten sind solche Arbeitsplätze eingerichtet, inklusive der von der jeweiligen Organisation definierten Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien.

Auch in Sachen Sicherheit gibt es eine durchschlagende Neuerung: Microsoft hat die Ära der Passwörter für beendet erklärt! Eine neue App namens “Authenticator” soll eine neue Login-Form definieren. Für diese ist kein Passwort nötig: der Nutzer legitimiert sich über eine Kombination aus Fingerabdruck, Gesichtserkennung und einer PIN, welche ihm an sein Smartphone geschickt wird.

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